提案書の作成は、多くのビジネスパーソンにとって頭を悩ませる業務のひとつです。
企画の構成を考え、説得力ある文章を練り上げ、さらに誤字脱字や文調のチェックまで…。
限られた時間の中で、これらすべてを高いクオリティでこなすのは容易ではありません。
そんな中、注目されているのがChatGPTを活用した提案書作成の効率化です。
構成案の作成から本文の執筆、文章校正や改善提案まで、ChatGPTは提案書づくりの“相棒”として大きな力を発揮してくれます。
本記事では、ChatGPTを活用して提案書を短時間かつ高品質に仕上げるための具体的なステップや活用法を、実践的なフローと共にご紹介します。
なぜ今「提案書の効率化」が求められるのか
提案書にかかる時間と負担
提案書は、案件獲得や受注活動における“名刺代わり”とも言える重要な資料です。
しかし、その作成には相応の工数と時間がかかります。
構成の検討、資料の下調べ、図表や添付資料の作成、そして文章の調整や見直しなど、1件の提案書を作り上げるだけで丸1日、場合によっては数日を要することも少なくありません。
特に中小企業や少人数チームでは、営業担当が企画やライティングまで兼任しているケースも多く、業務負担が過剰になりがちです。
その結果、本来注力すべき提案の中身よりも、「書類を整える」ことに時間を取られてしまうという本末転倒な状況も起こり得ます。
少人数チームや兼任担当にとっての課題
実際、入札や提案書業務を担っている現場からは次のような声が多く聞かれます。
- 「文章力に自信がなくて毎回書き出しに時間がかかる」
- 「構成が曖昧なまま進めてしまい、最後に全体を修正する羽目になる」
- 「以前作った資料を流用しても、毎回“手直し”で手間がかかる」
このような悩みは、工数の多さだけでなく、“思考と文章の整理”にかかる精神的な負荷から来ていることも多いのです。
だからこそ、今あらためて「提案書作成の効率化」が重要視されています。
その手段のひとつとして注目されているのが、ChatGPTのようなAIツールの活用です。
ChatGPTでできる提案書作成の3ステップ
① 構成案（アウトライン）を生成する
提案書の最初のハードルは、「どの順番で、どの要素を、どこに配置するか？」という構成の設計です。
ChatGPTを活用すれば、簡単な前提情報（目的・対象・納期など）を入力するだけで、H2・H3レベルの見出し構成案を即座に提案してくれます。
この時点で大枠が定まっていれば、あとから手を加えるのもスムーズ。
“何を書くか”に迷う時間を大幅に削減できます。
② 章ごとの本文を執筆・要素追加
構成が決まったら、各セクションの本文をChatGPTに下書きさせます。
プロンプトを工夫すれば、「具体例を含めて」「丁寧なトーンで」など、文体や内容の方向性も自在に調整可能です。
また、過去の提案内容を要約させたり、箇条書きで整理させたりすることも得意です。
構成要素の“肉付け”をChatGPTに任せることで、作業速度が一気にアップします。
③ 文調の調整・日本語校正・改善提案を受ける
執筆した文章は、仕上げに文調チェックと校正を行いましょう。
ChatGPTは「もっとやわらかく」「ビジネス寄りに」といった調整指示にも対応でき、誤字脱字や不自然な表現も丁寧に拾ってくれます。
さらに、「別の言い回しの提案」や「要約して短くする」ことも可能なので、“最後のひと押し”までAIに委ねることができます。
ChatGPTを使った提案書作成フロー
前提条件をまとめてプロンプト化する
まず最初に行うのは、ChatGPTに渡すための「前提情報」を整理することです。
これは提案書の目的、対象となる顧客や読者、求められている成果物の形式などを箇条書きでまとめる作業です。
例：
- 案件名：自治体向け観光PR動画の制作提案
- 提出目的：簡易プロポーザル選定
- 提案書形式：PDF 3ページ程度
このように情報をまとめた上で、「この条件で提案書のアウトラインを作成してください」と明確な指示を出すことで、ChatGPTの出力精度は一気に高まります。
アウトラインを作る
整理した前提を元に、ChatGPTにH2・H3レベルの見出し構成案を作成させます。
このとき、「読み手の立場になってわかりやすく」や「ビジネス寄りに」などトンマナの指定も加えると、より実用的なアウトラインが出てきます。
ChatGPTが提案する構成をベースに、自社の言葉や論点を加えることで、半分完成した状態の骨組みが整います。
本文を仕上げていく
各セクションごとに「○○という内容について、300文字程度で記述してください」と指定すれば、ChatGPTが自動で本文を生成してくれます。
「丁寧語」「親しみやすい表現」「具体例あり」などの指定も併せて入れることで、出力の精度がさらに高まります。
また、生成された文章の中で気になる箇所があれば、「この段落をもっと短く」「別の言い回しで自然に」と再指定することで即時リライトも可能です。
トンマナの整合性チェック＆要約
仕上がった原稿は、全体のトーンや言葉遣いにブレがないかをチェックします。
ChatGPTは「全体を読み直して、トンマナを整えてください」「やわらかい表現に統一してください」といった指示にも対応可能です。
さらに、「全体を800文字以内に要約して」などのボリューム調整も得意なので、提案書の提出フォーマットに合わせた調整もスムーズです。
AIを活用する上での注意点とコツ
「完全任せ」にしない工夫
ChatGPTは非常に優秀なツールですが、すべてを丸投げするのは危険です。
例えば、誤った情報を出力することもありますし、読み手の意図をくみ取った繊細な表現までは対応しきれない場合もあります。
「原案はAI、判断は人間」という意識を持ち、出力された内容には必ず人の目を通すことが重要です。
プロンプト精度を高める言葉の選び方
AIの出力結果は、プロンプト（指示文）の質に大きく左右されます。
「～をしてください」だけでは曖昧な出力になることが多く、「誰に向けた」「どんな目的で」「どんな雰囲気で」など具体的な前提や制約条件を含めることで、結果の精度は格段に上がります。
コツは、「人にお願いするように丁寧に書くこと」です。
意図と文調のブレを人間が最終調整する
ChatGPTは一定の文調を維持できますが、細かなニュアンスや企業特有の言い回しには弱いことがあります。
特に、提案書では会社の価値観や姿勢が文章に表れるため、最終的な文調や言葉の選び方は人間の目で調整する必要があります。
AIの出力を「たたき台」として活用し、最後の仕上げは自分の手で整えることが成功の鍵です。
ChatGPTで提案書作成はここまで効率化できる
ChatGPTを活用すれば、提案書作成における「考える・書く・整える」という工程を一貫してサポートしてくれます。
構成案の作成から本文のたたき台作成、そして文調の最終調整まで、“一人では大変な作業”を分担できる感覚が得られます。
もちろん、AIにすべてを任せきるのではなく、人間が方向性を示し、最後の判断を下すことが大前提です。
「効率」と「品質」を両立する手段として、ChatGPTは非常に頼れるパートナーとなります。
もしあなたが、これまで「提案書を書くのが億劫だ」と感じていたなら、
この機会にChatGPTを取り入れてみることで、その印象が大きく変わるかもしれません。
